Тема скучная, но нужная. В любой конторе, офисе, учебном заведении или государственном учреждении существует документооборот. Документы отражают деятельность, по ним судят об эффективности работы. Несмотря на возрастающий объем электронных документов, традиционные «бумажные» документы все же являются основными.
Для того чтобы объяснить, что такое журнал входящих документов, давайте понаблюдаем за рабочим днем делопроизводителя.
Начало рабочего дня
В офис поступает корреспонденция: письма, обращения, счета и заявления работников. Первое, что делает делопроизводитель: разбор свежей почты и подготовка ее к докладу шефу.
Каждый документ получает штамп вх. №. (входящий номер). Все документы вписываются по их названиям и краткому содержимому в журнал по порядку, по номерам. В начале года первый документ получает входящий номер 1. Это выглядит так:
Поздравление шефу от партеров, вх.№1 от 02.01. 13
Одни документы имеют чисто информативный характер, другие требуют определенных действий и решений.
Шеф принимает решение
Все входящие документы в папке с грифом «на подпись» попадают на стол руководителю. На каждом из них он напишет короткую резолюцию, например: «главному бухгалтеру к исполнению», или «начальнику отдела кадров разобраться», может быть еще «главному инженеру к сведению».
Все указания начальника подлежат исполнению. Это значит, что делопроизводитель внесет отметки в журнал регистрации входящих документов: куда «ушел» документ, кто будет его исполнять и в какой срок. Для этого журнал имеет несколько граф. Форма их определена инструкцией по делопроизводству, но может немного отличаться.
Польза журнала
Руководители высоко ценят делопроизводителей, которые держат в памяти весь документооборот. Разбуди такого специалиста ночью, и он сонным голосом расскажет, когда пришло указание из министерства, кому его поручили выполнять.
Все это ценится, но больше всего важен сам журнал. Польза его заключается в том, что можно проследить путь каждого документа от начала и до конца. В результате напротив каждого входящего документа будет написан итог: номер дела, в которое он подшит, а также номер исходящего документа, то есть письменного ответа.
В журнале допускаются временные записи карандашом, типа « не вернули с подписи» или «шеф сказал, что подумает», главное, чтобы позже можно было вспомнить судьбу бумаги. Потом, естественно эти заметки нужно стереть и сделать официальную запись.
Ответственность делопроизводителя
Кроме делопроизводителя никто толком не знает, куда деваются документы. Он знает, кто что должен делать и в какие сроки. Он контролирует и напоминает. Он мог бы принимать все решения сам…. Если бы ему платили за это. Но зарплата его невелика, поэтому деловод великодушно уступает эту честь начальству.
Если серьезно, то существуют жесткие сроки исполнения документов. Эти сроки должны соблюдаться. Неисполненных, забытых, потерянных документов быть не должно. Это серьезно. Шеф со своей текучкой вечно все забывает, прокурор только и ждет, чтобы взять шефа за … за то, что сзади у шефа. Или спереди. Налоговая, статистика и центр занятости требуют отчетов.
Все эти нити, сроки и обязанности держит в руках делопроизводитель. Он должен обладать сильной волей, чтобы на равных разговаривать с теми, кто по штатному расписанию стоит выше и получает в десять раз больше. Он должен требовать от них исполнения в срок своих обязанностей, причем делать это ненавязчиво и дипломатично. Болеть нельзя, шеф без делопроизводителя, как без рук.
